In generale, una persona nel reparto risorse umane ha accesso alle cartelle cliniche.
Il personale delle risorse umane è fidato per mantenere un'enorme quantità di informazioni personali sui dipendenti. Le pratiche di conservazione dei registri per molti documenti di lavoro sono imposti da leggi federali, come quelle imposte dal dipartimento del lavoro, della divisione degli stipendi e delle ore degli Stati Uniti e dalla Commissione per le pari opportunità di lavoro degli Stati Uniti. Ma i registri che riguardano il tuo stato medico sono assolutamente privati e dovrebbero essere sempre mantenuti separati dai tuoi registri di lavoro.
File dei dipendenti
I file dei dipendenti contengono informazioni personali sui lavoratori, inclusi numeri di previdenza sociale, nomi di contatti di emergenza, dati relativi a salari e stipendi, documenti di autorizzazione al lavoro e documenti relativi all'azione disciplinare e alle prestazioni lavorative. Nella maggior parte dei casi, i membri dello staff delle risorse umane accedono abitualmente ai file dei dipendenti per le attività del dipartimento. Il personale delle risorse umane conserva i file dei dipendenti in base alle migliori pratiche e alle linee guida federali e statali per la tenuta dei registri. Ad esempio, i registri salariali sono soggetti ai requisiti per la tenuta dei registri della Fair Labor Standards Act.
Informazioni mediche
Oltre alle informazioni sull'occupazione, come le valutazioni delle prestazioni e le registrazioni delle presenze, i dipartimenti delle risorse umane mantengono informazioni sanitarie e mediche su alcuni dipendenti. I dipendenti con richieste di risarcimento per i lavoratori oi dipendenti che sono stati assenti dal lavoro per motivi di assenza medica hanno informazioni che dovrebbero essere conservate in un file separato. Il personale delle risorse umane non può avere file medici per ogni dipendente, solo dipendenti che hanno un motivo per presentare informazioni mediche per gli archivi del datore di lavoro. In tutti i casi, tuttavia, il datore di lavoro deve tenere le informazioni mediche separate dalle normali informazioni sull'occupazione.
ADA
La Commissione per le pari opportunità di lavoro degli Stati Uniti applica la legge americana sugli invalidi di 1990 e i suoi emendamenti 2009. L'ADA proibisce la discriminazione nei confronti di dipendenti con disabilità o dipendenti considerati disabili. Se è necessario richiedere una sistemazione per disabilità, è probabile che abbia fornito informazioni mediche al proprio datore di lavoro. Questi record devono essere conservati in un file separato perché l'accesso aperto alle informazioni potrebbe violare le disposizioni sulla riservatezza dell'ADA.
HIPAA
Un equivoco comune è che tutti i datori di lavoro sono tenuti a conservare file medici separati sulla base delle linee guida stabilite nella Portabilità delle informazioni sanitarie e Legge sulle responsabilità, o HIPAA. Alcuni datori di lavoro sono, infatti, tenuti a mantenere la riservatezza delle informazioni sanitarie dei dipendenti in base ai regolamenti HIPAA, ma ciò vale solo per i datori di lavoro che coprono dipendenti nell'ambito di un piano di assicurazione sanitaria di gruppo e datori di lavoro che sono auto-assicurati.
FMLA
Se hai mai richiesto una sospensione dal lavoro ai sensi della legge sul congedo per motivi familiari e medici, è probabile che tu abbia fornito al tuo datore di lavoro informazioni sulle tue condizioni mediche. La documentazione richiesta ai datori di lavoro per approvare le assenze di FMLA include la certificazione delle informazioni dal medico, che include diagnosi, piano di trattamento e prognosi. Tutte queste informazioni devono essere conservate in un file medico separato e dovrebbero essere accessibili solo al coordinatore FMLA per il proprio ufficio.
accesso
In un dipartimento risorse umane con personale completo, di solito c'è un amministratore di benefici o specialista dei benefici che gestisce le questioni dei dipendenti relative a ADA, FMLA, copertura sanitaria e, in molti casi, richieste di indennizzo per lavoratori. Sebbene la maggior parte dei dipendenti del dipartimento risorse umane abbia accesso ai propri file di lavoro, solo uno staff delle risorse umane può avere accesso alle proprie informazioni mediche. Limitare l'accesso alle cartelle cliniche dei dipendenti aiuta a garantire la tua privacy e assicura che le tue informazioni mediche personali non saranno nelle mani di personale che non ha bisogno di sapere.
