Se ti è stato chiesto di aiutare a gestire un torneo di tennis o di golf, la corsa 5K o altri eventi sportivi, la creazione di un budget accurato è fondamentale per il tuo successo. Dividere la tua pianificazione in segmenti più piccoli ti aiuterà a pianificare le tue spese passo dopo passo. Prendi in considerazione tutte le esigenze di partecipanti, spettatori, funzionari, sponsor e organizzatori al fine di colpire un home run con il tuo evento invece di eliminarlo.
Incontro con gli organizzatori dell'evento per conoscere tutti i loro obiettivi per l'evento. Chiedi se l'evento ha un budget prefissato o se devi operare in base ai ricavi, come le tasse di registrazione, le donazioni e le sponsorizzazioni. Chiedi se l'organizzazione ha una raccolta di fondi o un obiettivo di profitto. Alcuni eventi, come i tornei di golf aziendali, sono considerati una spesa, soprattutto se si svolgono in concomitanza con una conferenza.
Contatta la tua municipalità locale per conoscere le leggi che regolano gli eventi sportivi, come l'assicurazione che dovrai portare con te e se avrai bisogno di permessi, servizi igienici, polizia o personale medico.
Dividi la tua pianificazione in sezioni che includono i budget per le seguenti esigenze: partecipanti, spettatori, volontari, funzionari, sponsor, media, trainer o personale medico, organizzatori, logistica e marketing. Scrivi una lista di cose di cui ognuna ha bisogno. Ad esempio, gli spettatori potrebbero aver bisogno di posti a sedere, un libro dei programmi e rinfreschi. Il marketing richiede comunicati stampa pre-evento e pagine del sito web, segnaletica di eventi e fotografia e annunci post-evento.
Scrivi un elenco di non-persone ha bisogno il giorno dell'evento, tra cui tasse di localizzazione, attrezzature, setup e takedown, assicurazione, catering, segnaletica e pubblicità, borse regalo, fotografia, stampa, camicie, tavoli, cabine, posti a sedere, indirizzo pubblico sistema, premi, premi, elettricità, sicurezza, parcheggio, tende e pubblicità.
Proietta la tua presenza e le esigenze dello staff. Crea un foglio di lavoro che elenchi tutte le esigenze della tua gente e della logistica. Inserisci le spese previste per ciascuno. Confronta le tue spese con le entrate o il budget previsti dagli organizzatori dell'evento. Cerca le spese che puoi tagliare se la tua prima bozza di budget non soddisfa i tuoi obiettivi finanziari.
Cerca le spese per le quali puoi scambiare sponsorizzazioni, beni o servizi. Ad esempio, potresti essere in grado di scambiare sponsorizzazioni per veicoli di cortesia, un sistema di indirizzo pubblico, magliette, cibo e bevande e stampa. Cerca donazioni in natura che puoi utilizzare per coprire i costi. Un ristoratore potrebbe scambiare cibo per i tuoi volontari in cambio dell'opportunità di vendere agli spettatori. Una stampante potrebbe scambiare la stampa per quattro tee time di golf.
Riconfigura il budget dopo aver esaminato la prima bozza. Decidi se devi eliminare qualsiasi offerta o aumentare il prezzo delle tue quote di iscrizione e sponsorizzazioni.
