Esistono diverse opzioni per firmare manualmente la lettera di un supervisore.
Nei giorni precedenti l'utilizzo dei computer, spesso gli assistenti amministrativi o altro personale dell'ufficio lettere basate su dettatura del capo o dalla sua bozza scritta a mano. Hanno anche firmato spesso lettere per i loro supervisori. Sebbene il personale dirigente crei la propria corrispondenza ora che i computer sono praticamente in ogni ambiente di lavoro moderno, è possibile che occasionalmente si debba firmare una lettera se il capo è fuori dall'ufficio. Assicurati di conoscere la politica della tua azienda in merito alla firma per conto di qualcun altro prima di farlo e non firmare nulla che rappresenti obblighi contrattuali o legali.
Chiedi al tuo capo quale formato desidera che tu usi al momento della firma di una lettera a suo nome . Ottieni la sua guida su quando devi firmare per lui e su quali tipi di lettere. Proteggiti verificando con il responsabile dell'ufficio o con la persona dell'amministrazione senior che ciò che stai facendo è in linea con la politica aziendale.
Inserisci il blocco della firma standard del tuo capo, inclusi nome e titolo. Sopra il suo nome digitato, firma il tuo nome, preceduto dalle lettere p.p. Questo corrisponde al termine latino "per procurationem", spesso abbreviato in discussioni come "per professionista". Questa frase significa che ti è stato concesso il potere di firmare per conto di un'altra persona, in questo caso, il tuo capo.
Usa le parole scritte "per" o "per conto di" per un'alternativa meno formale ma professionalmente accettabile al latino fraseggio, che i giovani imprenditori potrebbero non riconoscere. Digita il blocco della firma standard e firma il tuo nome nello spazio sopra il nome digitato del tuo capo. Scrivi la frase aggiuntiva accanto o leggermente al di sotto del tuo nome firmato.
Digita le coppie di iniziali nella parte inferiore di una lettera commerciale per indicare che una persona diversa dal capo ha digitato la lettera. Sotto il blocco della firma, digita le iniziali del primo, del secondo e del cognome del boss in maiuscolo, seguite da una barra o due punti in avanti. Subito dopo la barra, digita la tua prima e ultima lettera in minuscolo. Se il nome del tuo capo è John Robert Smith e il tuo nome è Jane Doe, ad esempio, devi digitare JRS / jd o JRS: jd.
