Trasformare il sovraccarico di informazioni in comunicazioni efficaci è una sfida.
Nel mondo frenetico di oggi, è facile soffrire di sovraccarico di informazioni, ma troppe informazioni sono solo uno dei numerosi problemi di comunicazione che si possono incontrare sul posto di lavoro. Informazioni insufficienti, informazioni imprecise o ambigue e tecniche di comunicazione scadenti possono causare errori, frustrazione e persino conflitti. Pensare a cosa può andare storto può aiutarti a evitare problemi e ad applicare tutta la tua attenzione al tuo lavoro, a cui appartiene.
Metodo o pubblico errato
Usare le e-mail quando si devono usare note formali e viceversa può alterare il significato di un messaggio. Anche quando viene utilizzato il giusto metodo di comunicazione, potrebbe includere il contenuto sbagliato per il destinatario desiderato. I dirigenti necessitano di messaggi rapidi, brevi e concisi, limitati ai punti chiave. I dipendenti pratici hanno bisogno di dettagli specifici per le loro aree di competenza. Le organizzazioni efficienti stabiliscono pratiche di comunicazione che abbinano il metodo di consegna al contenuto e al livello di importanza di un messaggio.
Troppo o troppo poco
I messaggi con troppo contenuto possono essere ignorati o male interpretati. Messaggi con contenuti troppo piccoli impediscono il completamento del lavoro. Le informazioni frammentate e mancanti possono creare conflitti sul posto di lavoro quando i dipendenti vanno avanti sulla base di ipotesi o non sono in grado di adempiere ai loro doveri. Quando le informazioni non vengono fornite, possono anche allontanare l'attenzione dal lavoro mentre i dipendenti cercano di decifrare il motivo per cui vengono tenuti informati.
Impreciso o non chiaro
Dati o cifre imprecisi possono portare a errori aziendali critici. Le comunicazioni poco chiare o ambigue possono essere aperte all'interpretazione, portando i destinatari ad agire secondo ipotesi. La lunghezza di alcuni messaggi può essere una causa di ambiguità, che sia lasciata sulla casella vocale o in forma scritta. Altre cause includono l'uso di parole gergali che perdono significato nelle organizzazioni multiculturali, gli acronimi che non sono facilmente riconosciuti dall'organizzazione e la stenografia dei messaggi.
Nessun feedback o follow-up
Anche la mancanza di comunicazione è un problema. I manager che non riescono a fornire feedback possono far deragliare la motivazione dei dipendenti. I dipendenti dovrebbero essere tenuti informati sia quando stanno facendo bene che quando non lo sono, per favorire l'apprendimento e lo sviluppo. Anche quando si verifica una comunicazione, la mancanza di follow-up può annullare la sua efficacia. L'invio di un'e-mail non significa che è stato comunicato un messaggio. Il destinatario potrebbe essere così inondato di e-mail che ha semplicemente trascurato il messaggio.
Destinatari distratti o multi-tasking
Le riunioni sono progettate per promuovere la comunicazione, ma la natura mobile della tecnologia di comunicazione wireless può sminuire l'intento di una riunione. I dipendenti potrebbero essere seduti in una sala conferenze per partecipare a una riunione e collegati a un'altra riunione utilizzando i loro laptop. Distrazioni e multitasking si verificano anche a livelli più piccoli, come quando si parla con un collega mentre si concentra sul suo computer. L'impostazione delle regole di base durante le riunioni può aiutare e coinvolgere i partecipanti distratti nelle discussioni li incoraggerà a rimanere vigili. Seguire i dettagli scritti degli accordi raggiunti, le decisioni prese e le azioni assegnate è fondamentale.
