I custodi dei documenti mettono a disposizione delle carte di mutuo per riferimento.
Quando si tratta di ipoteche, non esiste un ufficio senza carta. Un sacco di documenti chiave sono in copia cartacea, e Fannie Mae, Freddie Mac e Ginnie Mae - corporazioni sostenute dal governo che acquistano mutui dalle banche - li vogliono sicuri, sicuri e prontamente disponibili. Il mutuatario o il custode del documento gestisce i documenti.
Requisiti
Non è facile fare un concerto come custode dei mutui. Il campo è aperto solo a banche, cooperative di credito e altre istituzioni finanziarie regolate da regolamenti federali. Il custode deve soddisfare i requisiti finanziari minimi e stipulare un'assicurazione contro determinati pericoli - ad esempio, perdite da errori e omissioni, furto dei dipendenti e distruzione fisica dei record. Le strutture di archiviazione per i documenti devono essere sicure: Ginnie Mae richiede che i custodi usino un caveau che resisterà al fuoco per almeno 90 minuti.
Doveri
Parte del lavoro di un custode sta certificando che le note di ipoteca e altri documenti sono i documenti ufficiali e originali. Il custode deve archiviare questi documenti in modo sicuro e tenerli riservati: Freddie Mac afferma che nessuno, tranne il personale della compagnia o agenti autorizzati come un prestatore di servizi, può vedere i file. Se un proprietario di una casa si presenta per chiedere un'occhiata alla nota di ipoteca, il custode dovrebbe dirgli di contattare la società che assiste il prestito.
Spostamento di documenti
Quando un prestatore di servizi di assistenza deve vedere i documenti, il custode deve fornire i documenti senza compromettere la riservatezza. Un prestanome che desidera vedere un prestito Fannie Mae, ad esempio, deve registrarsi per l'accesso Web al portale del custode, confermando la sua identità nel processo. Una volta che il servicer si registra, in genere può ricevere una nota di ipoteca consegnata in meno di un giorno se lo richiede prima che 10 i custodi dei documenti siano coperti da una copertura assicurativa che protegga i documenti quando sono in transito.
Audit
Se una banca si qualifica come custode del documento, Freddie, Ginnie e Fannie possono controllarla per confermare che soddisfi i loro requisiti. Le aziende possono pianificare una verifica in loco, o la primavera come una sorpresa completa. Durante una visita, gli auditor di Freddie Mac esaminano record e documenti per vedere che sono nei file e che le strutture del vault sono sicure. Il revisore può anche verificare se le politiche e le procedure interne del custode soddisfano gli standard federali.
