Un assistente amministrativo è a disposizione per qualsiasi attività di supporto dell'ufficio.
Quando viene menzionato "lavoro amministrativo", la parola successiva che viene in mente è "ufficio". In genere, gli assistenti amministrativi lavorano in un ufficio e riferiscono a un supervisore o capo. Un ufficio più grande può avere un supervisore amministrativo che guida il personale in tutti i compiti relativi alla gestione delle informazioni. Ogni ufficio, a prescindere dall'industria, ha bisogno di dipendenti focalizzati su compiti amministrativi come pratiche burocratiche, comunicazione con altre aziende, rapporti, buste paga e altri compiti che mantengono l'ufficio senza intoppi.
Versatilità
Gli assistenti amministrativi devono essere attenti ai dettagli. In genere, stanno lavorando per un capo con un programma pieno di appuntamenti, compiti e attività. Il capo potrebbe non avere il tempo di archiviare i documenti nei luoghi appropriati, digitare note dettate, rispondere alle e-mail o gestire la pianificazione dell'ufficio e l'inventario. Un assistente amministrativo deve imparare a svolgere queste attività in modo specifico per gli standard del capo, facilitando così il suo carico di lavoro. L'assistente amministrativo può anche svolgere commissioni, rifornire i gabinetti o gestire questioni personali per il capo. Il lavoro è più impegnato di un segretario o di un addetto alla reception. Un assistente amministrativo dovrebbe essere pronto a svolgere qualsiasi compito che faciliti il carico di lavoro del capo.
Abilità interpersonali
Qualsiasi posizione amministrativa richiede l'esposizione di persone, siano essi colleghi, clienti o professionisti esterni all'organizzazione. Forti abilità comunicative come il mantenimento del contatto visivo, la gentilezza e l'assertività fanno sì che l'assistente amministrativo abbia successo nel suo lavoro. L'assistente può anche riferire a uno o più capi che hanno ciascuno obiettivi separati. Ad esempio, un assistente amministrativo presso una casa editrice potrebbe fare rapporto all'editore e anche al contabile che gestisce l'inventario e il libro paga. Mentre il capo può aver bisogno che l'assistente esegua i file ad un'altra azienda, il contabile può aver bisogno che l'assistente controlli l'inventario delle forniture d'ufficio e produca un rapporto di riordino. L'assistente dovrà prendere decisioni su quali compiti competere in quale ordine, utilizzando la sua conoscenza delle priorità dell'azienda e le scadenze in atto. Ciò richiede sia abilità interpersonali che capacità di risoluzione dei problemi.
La gestione del tempo
In una giornata tipo per un assistente amministrativo, le attività si accumulano e le commissioni vengono assegnate una dopo l'altra. La gestione del tempo è una delle competenze più importanti per un assistente amministrativo. L'ufficio deve funzionare senza intoppi, quindi l'assistente dovrebbe essere sempre in grado di guardare avanti e prevedere cosa deve essere fatto in seguito. Mantenere un calendario organizzato, prendere appunti ed evitare distrazioni aiuterà un assistente amministrativo a evitare errori e ritardi. Ad esempio, in un ufficio medico, un sistema di archiviazione organizzato e un calendario aggiornato aiuteranno l'assistente amministrativo ad evitare di interferire con il regolare processo degli appuntamenti. Il medico e il personale medico non avranno il tempo di adeguare gli orari o organizzare l'ufficio. Inoltre, non avranno il tempo di correggere gli errori, quindi l'assistente amministrativo deve rimanere concentrato mentre è in orario.
Competenze Tecniche
Dal momento che un operatore amministrativo può essere responsabile per tutti i processi che mantengono l'ufficio senza intoppi, ha bisogno di una serie di competenze tecniche aggiornate. Ciò significa capire come creare fogli di calcolo, scrivere e-mail, gestire database e creare report, presentazioni e documenti chiari. Il Manuale Occupazionale BLS suggerisce anche che un assistente amministrativo può essere chiamato a negoziare con i fornitori, acquistare forniture e cercare dati. Questi doveri vanno oltre quanto tradizionalmente ci si aspetta da un addetto alla reception e richiedono la capacità di apprendere rapidamente i sistemi informatici. Se vuoi accettare un'offerta per qualsiasi posizione amministrativa, assicurati di avere un po 'di Superwoman in te. Poche cose saranno al di sopra e al di là del richiamo del dovere.
