Rispetta il tempo dei tuoi colleghi essendo concisi nelle comunicazioni del tuo ufficio.
Le moderne tecnologie hanno risolto molti problemi di comunicazione. Eppure, quelle stesse innovazioni hanno sollevato alcune nuove controversie. Il tuo responsabile dell'ufficio potrebbe volere che tu la copi sulle e-mail di routine, ma il tuo capo potrebbe accusarti di spingerlo a sovraccaricare la casella se premi troppo spesso il pulsante di invio. Una regola facile da seguire quando si è entro i limiti dell'etichetta di comunicazione sul luogo di lavoro è modificare il proprio approccio in base alle preferenze individuali. Vai avanti e copia alcuni colleghi sulle e-mail, ma trova altri canali come l'instant messaging o la segreteria telefonica per tenere informati gli altri.
concisione
Fai presto il tuo punto nella tua comunicazione. Utilizza un approccio headline in modo che il tuo pubblico sappia immediatamente perché stai contattandoli. Per le e-mail, scrivi una riga dell'oggetto concisa, ad esempio "Rapporti mensili del venerdì". I tuoi messaggi vocali dovrebbero fare immediatamente riferimento all'argomento in modo che il destinatario non debba ascoltare diversi secondi del messaggio prima di rendersi conto di volere qualcosa. fermati presso il cubicolo di un collega, chiedi se ha il tempo di discutere il tuo argomento specifico prima di lanciarti nella tua richiesta.
Formalità
La cerimonia conta ancora, anche nelle culture informali di oggi. Utilizza la grammatica corretta e l'ortografia nelle e-mail e nei memorandum. Salva la prosa maiuscola per i tuoi messaggi personali che invii da casa. La ricerca mostra che i lettori hanno un tempo più difficile afferrare un messaggio che è scritto in tutte le lettere maiuscole o minuscole, relazioni EtiquettePage.com. Quando lasci una segreteria telefonica, parla lentamente e recita sempre il tuo numero di telefono due volte in modo che il destinatario non debba premere replay per catturare tutte quelle cifre. Rispondere alle e-mail e ai messaggi vocali entro le ore 24, anche se devi dire alla persona che non puoi aiutarli in questo momento. La tua pronta risposta mostra che sei sincero, solo occupato.
Emozioni
Convey fatti e cifre durante l'orario di lavoro, non sentimenti personali. Evita di sembrare esigente nei tuoi messaggi elettronici e vocali perché il tuo destinatario potrebbe facilmente interpretare erroneamente il tuo tono come scortesia e non riuscire a rispondere alla tua comunicazione. Pianifica una sessione faccia a faccia se hai bisogno di tenere una conversazione difficile con qualcuno, invece di trasmettere i tuoi sentimenti attraverso un messaggio impersonale. La volgarità e l'umorismo possono anche ritorcersi contro, quindi evita di maledire e scherzare nelle comunicazioni del tuo ufficio.
Viso Tempo
Un incontro di persona a volte può essere più efficace rispetto all'utilizzo di tecnologie all'avanguardia. Molti giovani professionisti preferiscono la comunicazione one-to-one con i propri colleghi, anche se sono cresciuti davanti agli schermi dei computer, secondo ABCNews.com. A differenza delle e-mail e dei messaggi vocali, questi scambi bidirezionali richiedono di dimostrare un diverso livello di comportamento, come l'ascolto senza interruzioni. Presta attenzione al tuo linguaggio del corpo perché potresti dire al tuo collega che saresti felice di assistere a un progetto, ma le tue mani serrate e la mancanza di contatto visivo raccontano un'altra storia. Inoltre, tieni presente che i tuoi auricolari potrebbero voler dire che preferisci la musica di sottofondo mentre lavori, ma un visitatore potrebbe interpretarli come un segno che vuoi essere lasciato solo.
