Mantenere un'adeguata documentazione è essenziale quando si comunica reddito all'IRS.
Avviare un'impresa è una grande responsabilità finanziaria. L'Internal Revenue Service si aspetta che i titolari delle attività commerciali tengano traccia di tutte le transazioni e segnalino le entrate e le uscite sulla dichiarazione dei redditi. Quando gestisci un'attività che riceve pagamenti in contanti, è fondamentale sviluppare un sistema che mantenga i tuoi pagamenti organizzati ai fini della dichiarazione dei redditi. Un sistema di reporting organizzato può garantire che le tasse siano archiviate correttamente e ridurre la probabilità di una verifica.
Utilizza un sistema di cassa per tenere traccia delle tue vendite. Un registratore di cassa gestirà l'importo ricevuto per tutti i pagamenti in contanti, assegni e carte di credito, mantenendo un totale per ogni account. Quando ricevi un pagamento, indica l'importo e il tipo di pagamento quando inserisci la transazione nel registro. Alla fine del giorno lavorativo, è possibile chiudere il registro e stampare un rapporto di vendita dettagliato che mostra il totale del denaro ricevuto.
Riconciliare i conti alla fine di ogni giorno lavorativo. Conta il cassetto e sottrarre il saldo iniziale. Confrontare la quantità di denaro nel cassetto con l'importo indicato nel report delle vendite giornaliere. Se le quantità differiscono, cercare di individuare la differenza. Potrebbe essere necessario ricontare il cassetto più volte per trovare l'errore.
Utilizzare un libro mastro contabile per documentare l'assunzione di contanti giornaliera. La maggior parte delle aziende utilizza un programma di contabilità, come Intuit QuickBooks e Sage 50. Quando si imposta inizialmente il programma, creare un account per contanti, assegni e pagamenti con carta di credito per mantenere separato ciascun metodo. Inserisci i pagamenti in contanti, assegni e carta di credito negli account appropriati. I programmi di contabilità tengono traccia delle vendite e ti permettono di visualizzare e stampare i rapporti delle tue vendite di denaro per l'anno.
Depositare il denaro in un conto bancario e conservare le ricevute di deposito per i record. Le aziende che raccolgono ingenti somme di denaro ogni giorno dovrebbero depositare i contanti ogni giorno. Le aziende che raccolgono piccole somme di denaro possono depositare ogni pochi giorni.
Stampa un rapporto dal tuo software di contabilità alla fine dell'anno fiscale. Il rapporto mostra il totale di contanti, assegni e pagamenti con carta di credito che la tua azienda ha ricevuto durante l'anno. Riportare l'importo totale nella sezione "Entrate" della Tabella C, Schedule E, Modulo 1120, Modulo 1120S o Modulo 1065. Sebbene l'IRS non richieda metodi di pagamento separati quando si riferiscono alle proprie imposte sul reddito, una relazione dettagliata fornirà prove in caso di audit.
Suggerimenti
- Se un sistema di cassa non è pratico per la tua azienda, implementa un sistema di fatturazione. Crea una fattura per ogni transazione. Annotare il nome e le informazioni di contatto per ogni cliente per ulteriori verifiche.
- Se la tua azienda riceve un pagamento in contanti superiore a $ 10,000 nel corso di un periodo di 24 ore, l'IRS richiede che il modulo 8300 venga archiviato entro i giorni lavorativi di 15 per registrare la transazione. Per ulteriori informazioni, fare riferimento all'articolo IRS intitolato "Per quanto riguarda la segnalazione di pagamenti in contanti di oltre $ 10,000" (vedi Risorse).
- Se la tua attività è sottoposta a controllo da parte dell'IRS, ogni rapporto di vendita giornaliero del registratore di cassa, del rapporto sul reddito annuale fatto sul software di contabilità e delle ricevute di deposito bancarie sono la prova che è necessario presentare al revisore.
