Creare un manuale per i dipendenti è un grande lavoro ma non devi legarti alla tua scrivania.
Forse stai facendo crescere la tua piccola impresa e hai bisogno di un manuale per i dipendenti per la prima volta. O forse hai disegnato la cannuccia e sei stato nominato per rifare il manuale obsoleto della tua azienda. In entrambi i casi, il lavoro deve essere il più inclusivo possibile e delineare le politiche della società su presenze, benefici, utilizzo del computer, procedure di sicurezza, leggi sul lavoro, violenza sul posto di lavoro e molestie sessuali, tra le altre cose. Potenziali implicazioni giuridiche e il semplice scopo del progetto possono rendere il compito apparentemente opprimente, ma ci sono molte cose che puoi fare per semplificare il lavoro.
Revisione delle politiche correnti
Rivedi tutte le tue politiche e procedure attuali prima di redigere un manuale per i dipendenti. Modificare eventuali politiche esistenti che non funzionano correttamente e aggiungerne di nuove, se necessario, per garantire che tutte le informazioni pertinenti siano incluse nel nuovo manuale. Il processo di revisione politica totale può richiedere molto tempo e un po 'di noioso, ma una revisione approfondita delle policy prima di creare il manuale ritarda la necessità di aggiornare il documento in un secondo momento. Può anche aiutare a proteggerti legalmente, dal momento che la creazione di un documento formale che delinea le politiche e le procedure può creare obblighi sia per te che per i tuoi dipendenti.
Scegli un metodo di distribuzione
Mentre redigi il tuo nuovo manuale per i dipendenti, pensa a come distribuirlo al meglio ai dipendenti. I manuali stampati funzionano bene ma possono essere difficili da creare internamente a seconda delle dimensioni del progetto. Le versioni elettroniche del manuale sono facilmente aggiornate e distribuite, ma può essere più difficile garantire che tutti i dipendenti abbiano ricevuto un documento elettronico. Alcuni stati richiedono che le copie cartacee del manuale siano rese disponibili a qualsiasi dipendente che lo richieda. L'obiettivo è rendere le informazioni facilmente accessibili agli impiegati, sia per fornirle un riferimento sia per impedirle di affermare di non essere a conoscenza di una politica chiaramente indicata.
Verificare con legale
Il manuale del dipendente può creare un contratto legalmente vincolante tra azienda e dipendente. Ciò può essere positivo per l'azienda se, ad esempio, il manuale afferma chiaramente che l'impresa era giustificata nel licenziare un dipendente cronicamente assente. Ma il linguaggio del manuale può anche funzionare contro l'azienda. Un elenco stabilito di procedure disciplinari da seguire prima di licenziare un dipendente potrebbe essere utilizzato contro un'azienda che licenzia un dipendente senza prima esaurire tutte le azioni disciplinari descritte nel manuale. Una revisione legale garantisce che il documento sia conforme a tutte le leggi federali e statali e che non crei problemi non intenzionali.
aggiornare
Uno degli errori più comuni che i datori di lavoro fanno è dimenticare il manuale una volta completato il progetto iniziale. Sebbene non sia necessario modificare frequentemente il manuale del dipendente, i cambiamenti nel diritto del lavoro e i cambiamenti delle politiche interne possono entrambi richiedere l'aggiornamento del manuale. Quando il manuale originale è completo, nominare qualcuno in ufficio come responsabile dell'aggiornamento del manuale quando necessario. Questa persona dovrebbe anche essere responsabile della revisione delle modifiche da parte del consulente legale e della distribuzione del manuale aggiornato ai dipendenti.
