La comunicazione aziendale, indipendentemente dalla modalità, serve una delle quattro funzioni principali.
Affinché un gruppo o un'organizzazione funzioni in modo efficace, è necessario un certo controllo sui membri. Devono essere stimolati a esibirsi e devono essere messi a disposizione un mezzo con cui esprimersi e prendere decisioni. Stephen P. Robbins, autore di "Organizational Behaviour", afferma che qualsiasi interazione commerciale sta svolgendo una o più delle quattro funzioni principali.
Control
Regole del personale, linee guida, istruzioni e procedure, sono tutti esempi di comunicazione aziendale che controlla direttamente il modo in cui i dipendenti agiscono e si comportano. Seguire regole e procedure specifiche è spesso un imperativo per la sicurezza e, se non la sicurezza, di solito c'è un buon motivo economico o finanziario per imporle. Le regole formali sono applicate dalla direzione o dalla legge, ma esistono anche regole e norme sociali che controllano e influenzano il modo in cui le persone si comportano in un ambiente lavorativo. I gruppi informali mostrano elementi di controllo quando i membri sono tenuti ad aderire ai tempi di riunione, per esempio, oa una particolare modalità di comunicazione, come i social media.
Motivare
La comunicazione aziendale cerca di motivare le varie parti interessate. Un ovvio esempio di questo è un processo di valutazione delle prestazioni, in cui gli obiettivi di sviluppo sono stabiliti per il dipendente da raggiungere e sono legati al risarcimento. Un altro esempio potrebbe essere la comunicazione aperta da parte della direzione al personale in merito a un nuovo processo di lavoro che andrà a beneficio dello staff attraverso tempi di consegna più rapidi. La creazione di entusiasmo nello staff per il nuovo processo sarebbe un risultato positivo della comunicazione di gestione.
Espressione emotiva
L'interazione sociale è una significativa dinamica interpersonale sul posto di lavoro e una delle ragioni per cui molte persone vanno a lavorare. Un articolo su CNN Living, pubblicato a settembre 2007, descrive alcuni telelavoratori che hanno segnalato sentimenti di isolamento sociale e mancanza di creatività a causa della mancanza di interazione tra pari su base giornaliera. La comunicazione informale con i colleghi è un'opportunità per pettegolare, esprimere sentimenti di frustrazione o soddisfazione ed è un comportamento umano naturale progettato per costruire e coltivare le relazioni. La comunicazione aziendale riempie anche un bisogno emotivo.
Trasferimento di informazioni
La comunicazione delle informazioni garantisce che le informazioni giuste siano disponibili per l'individuo giusto al momento giusto. Sono necessarie informazioni e dati per poter valutare le opzioni e prendere decisioni strategiche. Quando la comunicazione si interrompe in un'organizzazione, se le regole non vengono rispettate o applicate, se l'interazione sociale dei dipendenti viene soffocata o se i dati vengono persi, la disfunzione e il caos sono spesso il risultato.
