Molti specialisti delle risorse umane hanno dipendenti rivedere le loro dichiarazioni prima di firmare.
Stai aprendo una lattina di vermi nelle indagini sul posto di lavoro se lasci che un supervisore legga una denuncia di un dipendente che ha depositato presso il dipartimento delle risorse umane. A meno che il supervisore abbia un legittimo bisogno di sapere che il dipendente si sia lamentato o di uno qualsiasi dei dettagli del suo reclamo, tale documentazione diventa parte di un file investigativo a cui solo un certo staff delle risorse umane e consulente legale dovrebbero avere accesso.
Processo di reclamo
Molti manuali degli impiegati contengono il processo aziendale per i reclami dei dipendenti. A seconda della struttura aziendale, alcuni datori di lavoro preferiscono che i dipendenti facciano prima il proprio supervisore e, se ciò non è possibile, i dipendenti devono segnalare i reclami al responsabile del dipartimento prima di recarsi al dipartimento risorse umane. È prudente andare direttamente al reparto risorse umane nel caso in cui un dipendente non possa parlare con un manager. Una volta lì, uno staff delle risorse umane incontra il dipendente e in genere fornisce informazioni su come l'azienda gestisce i reclami.
Indagini sul posto di lavoro
Le indagini sul posto di lavoro dovrebbero essere mantenute confidenziali nella misura del possibile. Naturalmente, se un dipendente si lamenta di molestie sessuali, lo specialista delle risorse umane dovrà fornire a ciascun testimone una breve introduzione sul reclamo prima di prendere la dichiarazione del testimone. Ma lo specialista delle risorse umane non deve divulgare dettagli specifici sul reclamo del dipendente e non deve mai consegnare un reclamo scritto di un dipendente per testimoni da esaminare ed eventualmente rifiutare. Ciò include il supervisore del dipendente. I reclami dei dipendenti diventano parte del file investigativo e non devono essere divulgati a nessuno che non sia nell'elenco di necessità.
Bias Supervisore
Non importa se il reclamo iniziale del dipendente è in forma scritta o se lo specialista delle risorse umane trascrive il reclamo verbale del dipendente - il supervisore del dipendente dovrebbe essere autorizzato a leggerlo. Se il dipendente si è lamentato del supervisore, l'apertura del file investigativo al supervisore del dipendente potrebbe provocare ritorsioni nei confronti del dipendente. Anche se lo specialista delle risorse umane prende una dichiarazione dal supervisore, lei non rivelerebbe tutto ciò che il dipendente ha condiviso. Una delle chiavi per indagare sui reclami sul posto di lavoro è ricevere informazioni dai dipendenti, sintetizzarli e quindi porre domande ai testimoni basate su capacità analitiche e di pensiero critico e tecniche investigative standard.
Azione di vigilanza
Se il dipendente si lamenta di un altro dipendente, il supervisore può essere al corrente di alcuni dettagli sul reclamo, ma non ha ancora bisogno di accedere alla documentazione scritta. In questo caso, lo specialista delle risorse umane può fare una raccomandazione al supervisore affinché agisca fino a quando l'indagine non è completa. Ad esempio, se un dipendente si lamenta di essere soggetta a un ambiente di lavoro ostile a causa delle azioni del suo collaboratore, HR potrebbe suggerire che il supervisore separi i due dipendenti, assegnarli a programmi diversi o, in casi eclatanti, sospendere la co lavoratore fino a quando le risorse umane fanno la sua raccomandazione finale.
