Come Organizzare I Tuoi Documenti

Quali documenti conservare, cosa puoi lanciare e quando.

Ci sono molte buone ragioni per avere un piano per tenere traccia dei tuoi documenti importanti. Se vi state incontrando con un consulente finanziario o un avvocato, potrebbero essere necessari un'ora per prepararsi invece di una settimana. Se c'è un incendio, un'inondazione o un furto, potrai trovare i documenti essenziali senza indugio. Se ti succede qualcosa, i tuoi cari saranno in grado di individuare prontamente la tua procura sanitaria, le polizze assicurative, le cartelle cliniche e le fatture in sospeso. Anche su base giornaliera, una buona tenuta dei registri rende più facile pagare le bollette in tempo, trovare le entrate e ridurre l'ansia delle tasse.

Sfortunatamente, solo la percentuale di 40 degli americani pensa di poter trovare un documento in un momento preciso, e solo la percentuale di 49 può farlo con un po 'di attenzione, secondo un recente sondaggio del Consumer Reports National Research Center. E anche se il 89 percento ha dichiarato di essere estremamente ben organizzato per quanto riguarda i loro documenti finanziari, quasi un quarto ha perso o dimenticato un importante documento finanziario. Peggio ancora, la percentuale di 16 aveva perso denaro o sostenuto una carica a causa della loro scarsa organizzazione delle pratiche burocratiche.

"È incredibile quanti soldi le persone disorganizzate perdono di vista, e quanto sprecano in spese tardive e interessi", dice Stephanie Denton, organizzatore professionista e autore di "The Organised Life: I segreti di un organizzatore esperto" (North Light Books , 2006). "Una volta ho trovato un assegno per $ 25,000 che alcuni clienti hanno dimenticato di depositare."

Se sei una donna sposata, è più probabile che pensi di essere in cima alla tua contabilità finanziaria di quanto lo sia la tua coniuge. Il 58% delle donne intervistate ha dichiarato di avere un'idea più precisa di dove fossero i documenti più importanti rispetto ai loro coniugi; solo il 30 percento degli uomini sposati pensava di avere un'idea migliore. Ma alcuni degli intervistati potrebbero non essere in cima alle cose come pensano: la percentuale 5 ha ammesso di avere account nascosti da un coniuge o da un altro significativo.

La scoperta più sorprendente del sondaggio potrebbe essere questa: la percentuale di 16 degli intervistati ha dichiarato che in realtà è piaciuto organizzare i propri documenti finanziari. Le persone che erano 65 e più vecchie erano le più propense a divertirsi.

Anche se lo temete, ottenere i vostri documenti finanziari in ordine aiuta a ridurre lo stress nella vostra vita, dice Peter Walsh, autore di "Questo sporco fa sembrare il mio culo grasso?" (Simon & Schuster, 2008). Tutto quello che devi sapere è per quanto tempo conservare i tuoi documenti e dove devono essere archiviati, (vedi Dove conservare, quando gettare i documenti.)

La stagione delle imposte è il momento perfetto per iniziare ad affrontare le pile di carta, dice Denton. L'atto di deposito (o la raccolta delle informazioni per un preparatore fiscale) ti costringe a reagire di nuovo alle tue finanze. È possibile dividere quasi tutti i record finanziari in quattro categorie: documenti che è necessario conservare per l'anno solare o meno; quelli che possono essere distrutti quando non possiedi più gli oggetti che coprono; registri fiscali, che dovresti conservare per sette anni; e documenti da conservare indefinitamente.

Conservare per un anno o meno

Denton ti suggerisce di iniziare la tua organizzazione installando un luogo in cui puoi conservare le bollette finché non le paghi. Ad esempio, non appena arriva una bolletta, inseriscila in una cartella con l'etichetta "bollette da pagare". Quindi imposta un promemoria elettronico del calendario per un momento in cui dovrai sederti e pagarli. Conservare i documenti elencati di seguito in un raccoglitore. Non è necessario mantenere altre fatture.
Se non si pagano le bollette elettronicamente, ora potrebbe essere un buon momento per impostare l'online banking. "In questo modo puoi pianificare i tuoi pagamenti in anticipo e persino impostare pagamenti mensili delle bollette per importi che non cambiano, come il tuo mutuo, così non sarai in ritardo", dice Denton.

Per evitare il furto di identità, distruggi tutto ciò che intendi gettare via che contiene dati personali. Più del 50 delle persone che abbiamo intervistato hanno dichiarato di aver messo i documenti attraverso un distruggidocumenti prima di cestinarli. Cerca un trituratore a croce piuttosto che uno a strisce, che lascia lunghe strisce di carta che potrebbero essere rimontate.

I documenti che non hai necessità di mantenere a lungo termine includono:

Registri bancari

Conservare il deposito e le ricevute bancomat fino a quando non si riconciliano con le dichiarazioni mensili. Archivia i tuoi estratti conto mensili e di conto risparmio. Dopo aver effettuato le tasse, presentare le dichiarazioni necessarie per dimostrare le detrazioni con i dati fiscali; il resto può essere distrutto.

Fatture della carta di credito

Non hai bisogno di tenerli dopo averli controllati e pagati, a meno che tu non abbia bisogno di una fattura per sostenere una detrazione che ti verrà addebitata sulle tasse, ad esempio per una donazione di beneficenza (nel qual caso dovrai file la fattura con i record fiscali dell'anno corrente). Se un articolo addebitato è in garanzia, conservare la fattura fino alla scadenza della garanzia. Pinzare la fattura della carta di credito sul documento di garanzia e inserirla in un file con altre garanzie; potrebbe essere necessario il conto come prova di acquisto se l'articolo deve essere riparato.

Record fiscali dell'anno corrente

Mantenere i tuoi record organizzati può farti risparmiare grattacapi e denaro al momento delle tasse. I redattori di imposte potrebbero far pagare di più se gli dai una scatola di scarpe disorganizzata piena di documenti. Inserisci i documenti che ti serviranno per il tuo prossimo ritorno in un file. Se è necessario salvare un sacco di ricevute e fatture, utilizzare un file fisarmonica permanente.

Polizze assicurative

Tieni politiche che rinnovi ogni anno, come quelle per casa, appartamento o auto, fino a quando non ottieni nuove politiche, quindi distruggi quelle vecchie.

Dichiarazioni di investimento

Puoi distruggere i tuoi estratti mensili e trimestrali dall'intermediazione, 401 (k), IRA, Keogh e altri conti di investimento appena arrivano quelli nuovi. Ma mantieni le dichiarazioni annuali finché non vendi gli investimenti. Potresti voler avere cartelle separate per i conti tradizionali e Roth per aiutarti a tenere traccia degli importi che sono deducibili e non quantificabili ai fini fiscali. Meglio ancora, iscriviti alle dichiarazioni elettroniche se le tue istituzioni finanziarie le offrono.

Buste paga

Conserva i registri dell'anno solare fino a quando non li riconcilili con il tuo modulo annuale W-2, quindi li distruggi.

ricevute

Se non stai facendo nulla con le tue ricevute, come tenere traccia delle tue spese, elencare le detrazioni fiscali o utilizzarle per restituire gli acquisti, puoi eliminare immediatamente la maggior parte di quei piccoli pezzi di carta. Se è necessario tenerli a portata di mano in modo da poter verificare gli importi contro le fatture della carta di credito o estratti conto bancari, creare una cartella con l'etichetta "ricevute" e conservarla con la cartella delle fatture. In questo modo avrai a portata di mano le tue ricevute quando paghi le bollette della tua carta di credito. Se pensi di poter restituire qualcosa, chiedi al venditore quanto tempo devi decidere e annota la data sulla ricevuta.

Conservare per un tempo limitato

I documenti relativi a acquisti di investimenti, prestiti e altri articoli scaduti o venduti possono essere archiviati in un archivio di file fuori mano. Ma prova ad attraversarli una volta all'anno e gettare le carte come descritto di seguito.

Documenti di arredamento per la casa

Conserva le ricevute, le garanzie e, mentre ci sei, i libretti di istruzioni per i principali elettrodomestici ed elettronica. Puoi liberarti di una garanzia quando il periodo coperto è passato e il resto del materiale quando non possiedi più un articolo. Idem per le ricevute e le fatture annullate per acquisti importanti come i mobili.

Conferme di acquisto di investimenti

Avrai bisogno di questi per stabilire la tua base di costi e il periodo di mantenimento quando vendi gli investimenti. Se queste informazioni appaiono nei tuoi estratti conto annuali, puoi invece tenerle. Archivia i record nel tuo archivio fino a quando non vendi gli investimenti, momento in cui devi spostare i record di backup nel file di dichiarazione dei redditi di quell'anno.

Documenti di prestito

Conservare i documenti di chiusura per mutui, veicoli, studenti e altri prestiti in una cassetta di sicurezza. Puoi sbarazzartene dopo che il prestito è stato pagato.

Obbligazioni di risparmio

Conservali in un posto sicuro finché non li incassi. Oppure puoi convertirli in formato elettronico usando il programma SmartExchange del Tesoro, su www.treasurydirect.gov.

Record del veicolo

Conserva le ricevute di acquisto, i titoli e le informazioni di registrazione in una cassetta di sicurezza, purché possieda l'auto, la barca, il camion o altro veicolo. Conservare i registri di manutenzione e riparazione nel proprio archivio domestico.

Tienili per sette anni

Questa categoria comprende le dichiarazioni dei redditi federali e statali personali e i relativi documenti giustificativi. Dovresti tenerli perché i tuoi resi possono essere controllati casualmente fino a tre anni dopo la data in cui hai presentato il reso. Se non riesci a riportare più di 25 per cento del tuo reddito lordo, il governo ha sei anni per riscuotere la tassa o avviare un procedimento legale. Puoi essere controllato in qualsiasi momento se l'IRS ti sospetta di frode.

Dopo sette anni, potresti voler mantenere solo le dichiarazioni dei redditi se desideri monitorare il tuo reddito nel corso degli anni. Tieni i registri delle tasse più vecchi di sette anni nel tuo archivio di file fuori mano. Ancora meglio, scansiona i ritorni nel tuo computer e salvali su un CD o un disco rigido esterno. Quasi la metà delle persone nel nostro sondaggio ha dichiarato di aver conservato sia i file di imposta elettronici che cartacei, ma solo la percentuale di 3 ha archiviato i propri record solo in formato elettronico.

Non buttare

Questi sono membri permanenti della tua famiglia di documenti finanziari, che potresti dover recuperare occasionalmente. Documenti essenziali come certificati di nascita e di morte, licenze di matrimonio, decreti di divorzio, carte di sicurezza sociale e carte di dimissioni militari dovrebbero essere conservati in una cassetta di sicurezza. Ecco alcuni altri documenti che dovresti tenere per sempre:

Documenti del piano a benefici definiti

Conservare i documenti del piano pensionistico dal vostro attuale ed ex datore di lavoro. Conservali nel tuo schedario.

Documenti di pianificazione patrimoniale

Conserva copie di testamenti, trust e procure nella tua cassetta di sicurezza. Dovresti anche assicurarti che il tuo avvocato e il tuo esecutore abbiano copie. È anche una buona idea dare al tuo medico di base e chiunque sia nominato per prendere decisioni a tuo nome copie del tuo proxy sanitario.

Polizze di assicurazione sulla vita

Per le assicurazioni sulla vita permanenti - polizze con valore in denaro o componente di investimento - conservare i documenti e un elenco delle società che li hanno emessi e i loro numeri di telefono nella propria cassetta di sicurezza. Se hai una polizza vita termine, tieni i documenti fino a quando il termine è finito, quindi li lanci.

Inventario della cassetta di sicurezza

Annota la posizione della scatola e le tue chiavi e tieni un elenco di ciò che hai in essa. Aggiorna l'elenco una volta all'anno o quando aggiungi o rimuovi documenti. Mantieni la lista di inventario nel tuo file cabinet fuori mano. Dovresti anche conservare le fotocopie a casa dei documenti che hai conservato nella scatola nel caso tu abbia bisogno di farvi riferimento.

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