Una lettera di accompagnamento è il segno di un vero professionista e può favorire la buona volontà con i tuoi clienti.
Una lettera di accompagnamento inviata con un documento importante, come una polizza assicurativa auto, è un'importante cortesia professionale che evidenzia i punti chiave o i cambiamenti nella polizza stessa. Ciò è particolarmente importante perché non tutti gli assicurati impiegheranno il tempo per leggere l'intera politica. È più probabile che leggano una breve e concisa lettera di accompagnamento, che ti rivelerà il vero professionista che sei.
Rivolgiti al destinatario con un saluto formale, come "Gentile Sig. XX" o "Gentile Sig.ra YY" sulla carta intestata della tua azienda. Non rivolgersi all'assicurato con il suo nome.
Inizia la tua lettera con una dichiarazione di intenti chiara e piacevole. Potresti dire, ad esempio, "Sono lieto di allegare la tua polizza assicurativa sulla tua 2010 Cadillac CTS, che sarà in vigore fino al settembre 1, 2013".
Riassumi i punti chiave della politica, in particolare i limiti di copertura. Potresti voler usare i punti elenco per migliorare la leggibilità della lettera.
Indirizzare l'attenzione del contraente su eventuali modifiche a questa politica rispetto a una precedente. Ancora una volta, i punti elenco possono essere uno strumento efficace per attirare l'attenzione su questi punti salienti.
Incoraggia il contraente a leggere la politica e a telefonarti per qualsiasi domanda. Includi il tuo numero di telefono diretto.
Chiudi la lettera esprimendo il tuo apprezzamento per il patrocinio del cliente. Potresti dire, ad esempio, "A nome di tutti noi di Accidents Happen Insurance Co., ti ringrazio gentilmente per la fiducia e la fiducia che hai riposto in noi permettendoci di essere il tuo fornitore di assicurazione".
Termina la tua lettera con una chiusura formale, come "Cordiali saluti", piuttosto che con i "Cordiali saluti" più informali. Firma il tuo nome completo sopra il titolo digitato.
Correggi e modifica attentamente la tua lettera prima di inviarla. Conserva una copia della lettera per i tuoi registri.
Mancia
- Usa la tua lettera di accompagnamento come modello per future lettere di accompagnamento.
