Gli amministratori di progetto aiutano i project manager a mantenere i team e le attività organizzate.
Se hai una naturale inclinazione a mantenere le cose - e le persone - organizzate, potresti voler considerare un lavoro come amministratore di progetto. Gestire grandi progetti può essere complesso e complicato come gestire una piccola impresa. I project manager si affidano spesso agli amministratori di progetto per indirizzare i dettagli che altrimenti potrebbero scivolare attraverso le fessure. Un amministratore del progetto tiene traccia delle scadenze, controlla la documentazione e mantiene il team focalizzato sulle attività, consentendo al project manager di funzionare a un livello più strategico.
Task Tracking
Gli amministratori del progetto monitorano le linee temporali e i piani di progetto, con l'obiettivo di tenere traccia delle attività a completamento. Prestando attenzione a ciò che deve accadere quando, contattano i membri del team per gli aggiornamenti di stato e notificano al project manager quando c'è il rischio che qualcosa non soddisfi una scadenza. I progetti complessi, come quelli in informatica, ricerca e costruzione di scienze della vita, possono coinvolgere centinaia di compiti e l'amministratore del progetto deve prestare particolare attenzione ad ogni dettaglio.
Amministrazione documentazione
La documentazione del team di progetto include cose come istruzioni di processo, moduli, comunicazioni con i clienti, rapporti e registrazioni. Quando i progetti portano nuove attrezzature nelle operazioni aziendali, la documentazione aggiuntiva indirizzata dal team di progetto potrebbe includere contratti di garanzia delle apparecchiature, fatturazione e licenza. L'amministratore del progetto mantiene tutta la documentazione organizzata, categorizzandola, archiviandola nel posto in cui si trova, inoltrandola ai destinatari chiave o comunicando ai membri del team dove archiviarla e assicurandosi che la documentazione sia caricata, archiviata o condivisa con le persone giuste al momento giusto.
Amministrazione budget
A un amministratore di progetto potrebbe essere assegnato il compito di amministrazione del budget per aiutare il project manager a tenere traccia delle spese e di altre questioni finanziarie. L'amministratore raccoglie informazioni dai membri del team e dai colleghi per identificare e monitorare viaggi, attrezzature e altre spese direttamente correlate alle attività del progetto. Potrebbe anche lavorare con la finanza per seguire le fatture tramite processi di approvazione e pagamento e con gli acquisti per ottenere gli ordini di acquisto rilasciati ai fornitori in tempo utile per rispettare le scadenze e le tappe del progetto.
Riunione Amministrazione
Le attività del progetto spesso prevedono numerose riunioni e il project manager si affida all'amministratore per mantenerli organizzati, comunicati e registrati in modo efficace. Un amministratore continua a tenere aggiornati i calendari e le notifiche degli appuntamenti, organizza gli ordini del giorno e può facilitare le riunioni per conto del project manager quando necessario. Inoltre registra e distribuisce i verbali delle riunioni ai partecipanti. Quando le riunioni generano assegnazioni di elementi di azione, l'amministratore le registra fino al completamento.
