Fai sapere ai dipendenti che controlli le loro e-mail per assicurarti che tutto rimanga professionale.
Sebbene Internet possa migliorare la produttività della tua azienda, può anche essere maltrattata. Le politiche di utilizzo di Internet aiutano a definire comportamenti online accettabili e limitano la responsabilità dell'azienda quando vengono intraprese azioni inadeguate. Ad esempio, un dipendente che invia e-mail oscene tramite il server di posta elettronica dell'azienda può esporre l'azienda alla responsabilità. Le politiche dovrebbero fornire ai dipendenti indicazioni chiare su come utilizzare l'accesso a Internet della società.
Uso accettabile
Le politiche di utilizzo accettabile sono la spina dorsale della maggior parte degli standard tecnologici sul posto di lavoro. Descrivono ciò che i dipendenti possono e non possono fare su Internet. Ad esempio, i dipendenti non sono autorizzati ad accedere a siti illegali o inappropriati, come giochi d'azzardo o pornografia. Se i dipendenti visitano tali siti, la società può essere ritenuta responsabile in eventuali azioni legali risultanti, sebbene avere dipendenti che sottoscrivano politiche di utilizzo accettabili aiuta a ridurre tale responsabilità. Tali politiche aiutano anche i dipendenti, come proteggerli dal dover vedere pornografia se un altro membro del personale guarda costantemente porno e cerca di mostrarlo ad altri dipendenti. Queste politiche dovrebbero anche descrivere chiaramente quanto tempo personale i dipendenti possono trascorrere utilizzando Internet dell'azienda e quali siti sono accettabili, come e-mail personale o siti di social network. La quantità di tempo varia a seconda dell'azienda. Una società di marketing creativo potrebbe consentire ai dipendenti di navigare in Internet in modo casuale alla ricerca di idee, mentre una società di sicurezza delle informazioni potrebbe non consentire alcun uso personale di Internet. Il monitoraggio periodico dell'uso di Internet da parte dei dipendenti aiuta a garantire il rispetto delle politiche.
L'e-mail apre le porte agli abusi a meno che tu non abbia rigide politiche. A differenza delle conversazioni faccia a faccia o telefoniche, c'è un livello di separazione quando invii un'e-mail a qualcuno. La comodità della posta elettronica lo rende necessario sul posto di lavoro, ma la vostra politica di utilizzo di Internet dovrebbe indirizzare il modo corretto di usare la posta elettronica. I dipendenti devono utilizzare gli account e-mail di lavoro esclusivamente per la comunicazione del lavoro, non per la comunicazione personale. La politica dovrebbe precisare gli elementi inaccettabili nelle e-mail, come commenti sessuali o volgarità, nonché commenti negativi sulla società o sui collaboratori. Le e-mail vengono spesso salvate e archiviate per anni, lasciando traccia se si segnalano comportamenti inappropriati. Informare i dipendenti che le loro e-mail possono essere monitorate. Ciò aiuta a garantire che i dipendenti non possano far sembrare la società cattiva per i clienti esterni e limitare le molestie interne.
download
Il download di file da Internet o da e-mail richiede un rigido set di regole. Se un dipendente scarica accidentalmente un virus, può infettare l'intero sistema aziendale. Le politiche di utilizzo di Internet dovrebbero essere molto chiare su quali file sono accettabili da scaricare, da quali siti e sulla procedura corretta. Ad esempio, salvandolo sul desktop invece di aprire un file direttamente da un'e-mail è possibile eseguirlo tramite software antivirus durante il download.
Conseguenze
I dipendenti devono sapere cosa può succedere loro se non seguono le politiche di utilizzo di Internet. Un programma di rimprovero standard, come un avvertimento verbale per un primo reato di base seguito da un avvertimento scritto sul secondo reato e il licenziamento per il terzo, dà ai dipendenti chiare aspettative sulle conseguenze. Molte aziende prevedono sanzioni più severe per quelli che considerano reati gravi, come le e-mail che molestano sessualmente e inviate da un computer sul posto di lavoro. Per questi reati, il dipendente potrebbe essere licenziato alla prima infrazione. Ogni dipendente dovrebbe firmare la politica per dimostrare di comprendere l'uso accettabile di Internet dell'azienda. L'abuso di Internet può mettere a disagio l'ambiente di lavoro per i dipendenti che devono avere a che fare con altri che interrompono il lavoro per trascorrere del tempo personale online o che visitano siti inappropriati a vista aperta degli altri. La messa in atto delle politiche di utilizzo pone le stesse aspettative per tutti i dipendenti di renderli più produttivi e più confortevoli sul posto di lavoro.
